Datenschutzerklärung für Julia

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Software „Julia – Digitale Rezeptionistin“ sowie der zugehörigen Website.

3. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Bei Julia sind zwei Rollen zu unterscheiden:

• Kundendaten von Interessenten, Betreibern und Vertragspartnern: JH Strategic Consulting LLC ist Verantwortlicher.
• Gästedaten der Betreiber: JH Strategic Consulting LLC verarbeitet diese Daten im Auftrag des jeweiligen Betreibers als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Verarbeitete Daten

Kundendaten:

• Name, Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Rechnungsdaten, Zahlungsdaten und Vertragsdaten
• Support- und Kommunikationsinhalte

Gästedaten:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift
• Buchungsdaten, Buchungskanal, Anreise, Abreise und Apartment
• Kommunikationsinhalte über WhatsApp, Booking.com, Airbnb oder weitere Kanäle
• Check-in-Daten, PIN-Codes und Zeitstempel
• Rechnungsdaten, hochgeladene Bilder und Sprachnachrichten

5. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung von Julia
• automatisierte Gästekommunikation
• digitaler Check-in
• Verwaltung von Zugangscodes
• Rechnungserstellung
• Fehleranalyse, Support und IT-Sicherheit
• Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten

6. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung

7. Eingesetzte Dienstleister

Julia nutzt unter anderem folgende Dienste:

• Stripe
• Supabase
• n8n
• Anthropic
• OpenAI
• Meta / WhatsApp Cloud API
• Booking.com
• Airbnb
• Nuki
• PMS-Systeme

Die aktuelle Liste der Subauftragsverarbeiter befindet sich unter:
https://jh-automations.de/sub-processors

8. KI-Verarbeitung

Julia verarbeitet Nachrichten automatisiert mithilfe von KI-Systemen. Hierbei können Nachrichteninhalte, Buchungsdaten und weitere kontextbezogene Informationen verarbeitet werden, soweit dies für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist.

Soweit technisch möglich, werden Systeme verwendet, bei denen übermittelte Daten nicht zum Training öffentlicher Modelle genutzt werden.

9. Drittlandübermittlungen

Da die JH Strategic Consulting LLC ihren Sitz in den USA hat und einzelne technische Dienstleister ebenfalls in den USA ansässig sein können, können personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden.

Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeitungsverträgen und dem EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Rechte betroffener Personen

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

12. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz können per E-Mail an kontakt@jh-automations.de gerichtet werden.

13. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern.